Bir şirket ilk yıllarında kurucunun bilgisi, hızı ve yakın takibiyle büyüyebilir. İş hacmi, ekip ve ürün çeşitliliği arttığında aynı yönetim biçimi darboğaza dönüşmeye başlar. Kurumsallaşma bu noktada şirketin girişimci gücünü kaybetmeden daha öngörülebilir çalışmasını sağlar.
Kurumsallaşma nedir?
Kurumsallaşma; şirketin amaçlarını, rollerini, karar yetkilerini, kritik süreçlerini ve performans takibini birbiriyle uyumlu bir yönetim sistemi hâline getirmesidir. İyi kurulmuş bir sistemde çalışanlar yalnızca ne yapacaklarını değil, hangi sonucu üretmeleri gerektiğini ve hangi kararı hangi sınırlar içinde alabileceklerini bilir.
Bu yapı kurucuyu şirketten uzaklaştırmayı amaçlamaz. Kurucunun deneyimini günlük müdahale biçiminden çıkarıp ilkelere, karar mekanizmalarına ve ekip yetkinliğine dönüştürür. Böylece şirket büyürken hızını korur, yönetim kapasitesini de büyütür.
Kurumsallaşma, şirketin kişilerden bağımsız olması değil; kişilerin değişmesi hâlinde de doğru işleyişi sürdürebilmesidir.
Kurumsallaşma ne değildir?
En yaygın hata, kurumsallaşmayı doküman sayısıyla ölçmektir. Organizasyon şeması, prosedür ve görev tanımları ancak gerçek kararları ve çalışma biçimini değiştirdiğinde değerlidir.
Şirketinizin kurumsallaşmaya ihtiyaç duyduğunu gösteren altı belirti
Kurumsallaşma ihtiyacı çoğu zaman şirketin büyüklüğünden önce günlük çalışma biçiminde görünür. Aşağıdaki belirtilerin birkaçının birlikte görülmesi, yönetim sisteminin yeni ölçeğe uyarlanması gerektiğini gösterir.
Kritik kararlar kurucuda birikiyor
Ekip, rutin konularda bile şirket sahibinin onayını bekliyor; kurucu günlük operasyonun darboğazına dönüşüyor.
Roller kişilere göre şekilleniyor
Görevler unvanlardan çok alışkanlıklarla dağılıyor; bir çalışan ayrıldığında bilgi ve işleyiş de onunla birlikte kayboluyor.
Departmanlar farklı önceliklerle çalışıyor
Satış, üretim, planlama, satın alma ve finans aynı hedefi farklı verilerle yorumluyor.
Toplantılar takip üretmiyor
Aynı konular tekrar konuşuluyor fakat karar, sorumlu ve termin açık biçimde kaydedilmiyor.
Performans kişisel görüşle değerlendiriliyor
Hedefler ve göstergeler net olmadığı için başarı, ölçülebilir sonuçlardan çok yöneticinin izlenimine bağlı kalıyor.
Büyüme kontrol kaybı yaratıyor
Yeni müşteri, ürün ve çalışanlar kapasiteyi büyütürken koordinasyon maliyeti ve günlük yangınlar da artıyor.
Kurucuya bağımlı şirketlerin beş ortak belirtisini ayrıntılı inceleyin →
Kurumsallaşmaya nereden başlanır?
Başlangıç noktası hazır bir organizasyon şeması veya kalın bir prosedür dosyası değildir. En sağlıklı yol, şirketin performansını en fazla etkileyen yönetim problemini seçip sistemi onun çevresinde adım adım kurmaktır.
Sorunu doğru tarif edin
“Kurumsallaşmalıyız” tek başına bir hedef değildir. Önce geciken karar, rol çatışması, kurucuya bağımlılık veya plansız büyüme gibi somut problemi tanımlayın.
Mevcut işleyişi teşhis edin
Organizasyon şemasından önce kararların gerçekte nasıl alındığını, bilgilerin nerede tutulduğunu ve departmanların nasıl çalıştığını inceleyin.
Öncelikli süreçleri seçin
Her şeyi aynı anda değiştirmeye çalışmayın. İş sonucunu en fazla etkileyen iki veya üç süreçten başlayın.
Rol, karar ve toplantı ritmini birlikte kurun
Görev tanımını; karar yetkisi, beklenen çıktı, gösterge ve diğer rollerle çalışma biçimiyle tamamlayın.
Sistemi sahada işletin ve ölçün
Tasarlanan yapıyı gerçek toplantılarda ve günlük kararlarda deneyin. Çalışmayan ayrıntıları ekiplerle birlikte düzeltin.
Dovigura’nın kurumsal danışmanlık yaklaşımı, bu adımları imalat işletmelerinin üretim, planlama, satış, satın alma, depo ve finans akışlarıyla birlikte ele alır.
Aile şirketlerinde iki sistemi birlikte kurmak gerekir
Aile şirketlerinde şirketin yönetim sistemi ile aile üyeleri arasındaki yönetişim birbirini etkiler. Şirketteki görev ve yetkiler, aile içindeki kıdem veya yakınlıkla karıştığında profesyonel yöneticilerin hareket alanı daralabilir ve kuşak geçişi belirsizleşebilir.
Bu nedenle aile üyelerinin şirketteki rolleri, işe giriş ölçütleri, performans beklentileri ve karar sınırları açık olmalıdır. Bunun yanında yönetim toplantısı, performans göstergeleri ve yetki matrisi gibi şirket araçları günlük işleyişi desteklemelidir. Türkiye Kurumsal Yönetim Derneği de aile şirketlerinde aile ilişkileri ile şirket yönetiminin birlikte ele alınmasını öneren kapsamlı rehberler yayımlamaktadır.
Kurumsallaşma ilerlemesi nasıl ölçülür?
İlerleme, hazırlanan doküman sayısıyla değil şirketin çalışma biçimindeki değişimle ölçülmelidir. Örneğin kritik kararların sonuçlanma süresi, toplantılarda alınan aksiyonların zamanında kapanma oranı, plan değişiklikleri, departmanlar arası beklemeler ve yöneticinin günlük müdahale ihtiyacı izlenebilir.
Başlangıçta az sayıda fakat karar üretmeye yarayan gösterge seçmek daha sağlıklıdır. Her gösterge için sahip, veri kaynağı, hedef ve gözden geçirme sıklığı açık olmalıdır. Zaman içinde yönetim ekibi aynı veriye bakıp daha hızlı karar almaya başladığında kurumsallaşma kâğıttan işleyişe geçmiş demektir.
İlk adım
Şirketinizin öncelikli yönetim problemini birlikte belirleyelim.
İlk görüşmede mevcut yapıyı, büyüme hedeflerini ve en doğru başlangıç noktasını değerlendiririz.
İlk görüşmeyi planlayın